当社は37人の会社です。

そのうち31人の現場系の社員は出社したら、

作業の準備を行いそのまま現場に出かけていきます。

朝、一斉に点呼を取る事は行っていません。

これまで、勤怠管理は総務の一人に任せていたのですが、

最近になって、勤怠管理は365日行う上、責任が重いという話になりました。

私は、「それは事務所の普通の仕事でしょ」言い返したものの、

社長の私にも実際にやらせて欲しいとお願いして数日が経ちました。

“百聞は一見にしかず”です。これが私のやり方です。

当社の出退勤はICカード型のものを使用していて、

打刻は、カードをかざすと「ピッ」となって

「おはようございます」としゃべるものです。

タイムレコーダは勤怠管理ソフトと給与計算ソフト、

最終的には、会計ソフトと連携しています。

勤怠管理は、毎日の出退勤の打刻が基本だという事は知っていましたが、

ここ数日間、実際に日々の出退勤をやらせていただくと、

直行直帰、打刻忘れ、有給休暇、休日出勤、代休、振休もあり、

出退勤時間が揃っていないのが現実でした。

出退勤時間を空白にしてしまえば、給与や有給休暇の残数や手当に影響します。

責任重大だというのはこのことです。

また、タイムカードは厳しいもので、朝１分でも打刻が遅れば、遅刻。

退社時に間違って１分でも早く打刻してしまえば

容赦なく早退と記録されてしまいます。

会社はそこまで厳しく管理していないにもかかわらずシステムは厳格です。

これも修正作業もあります。

担当者の仕事は、前日の出退勤の空白があれば、

デジタコや日報を調査をして正確な時刻の書込みと修正を行います。

また、時には打刻漏れの担当者に直接電話する事もあります

先日、打刻漏れのあった社員に電話をしました。

「打刻漏れがあるので出勤時間は何時ですか」と聞いてみると

「だいたい6時頃かな」という返事が返ってきました。

私や事務担当者が知りたいのは、だいたいの時間ではなくて、

何時何分という正確な時間です。

これをアバウトな数字で応えられても事務担当者は困る訳です。

経理や勤怠にかかわる仕事をする人というのは、

数字を厳格に取り扱うという基本があります。

事務はそういうものである事が間違いないと思います。

数字や時間にオマケも不足もあってはならないのです。

事務所は融通が利かないというのはもっともな話です。

また、先日、私が処理をした中で、朝晩の打刻のない社員を発見しました。

数日前に休みますと本人から聞いていたので、

休暇の届を確認せずに有給という処理をしました。

その日の勤怠を登録後、

事務の責任者に確認してもらったところ

「社長、有給ではなくて振替休暇です」と言われ訂正になりました。

しまった！

私は自分自身の中では、

現場の実務をかなり把握しているつもりでしたが、まだまだです。

坂本先生から三現という言葉を教えていただきました。

“現場”、“現物”、“現実”です。

机上ではなく、実際に現場で現場を観察して、

現実を認識した上で、問題の解決を図らならなければならないという考え方です。

今、求められる会社は休みたい時に休める会社です。

責任は持たせても間違えを責めてはなりません。

間違えはそのシステムを考えた経営者の責任です。

社員の責任ではないのです。

ビクビク、ピリピリ、ギクシャクするような仕事をさせる会社に人は集まりません。

社員の働き方の意識も変化しています。

時代にあった業務の再構築に取り掛かっています。

勤怠管理も大変な仕事でした。

石川　勝